Exact Online koppelen aan je AI-assistent
Exact Online is het pakket waarmee FinanceMCP begon en waar de dekking het verst gaat. Je autoriseert eenmalig via de officiële koppeling van Exact, waarna alle divisies waar je account bij kan als administraties in je portaal verschijnen en je assistent ze in gewone taal kan bevragen.
In gewone taal
Wat je je assistent kunt vragen
Je stelt de vraag zoals je hem aan een collega zou stellen. Je assistent vertaalt hem naar de juiste opvraging bij Exact en zet het antwoord om in cijfers die je herkent uit je eigen grootboek.
- Hoe staat mijn balans er per eind vorige maand voor, gegroepeerd op RGS?
- Wat is mijn winst dit jaar tot nu toe, vergeleken met dezelfde periode vorig jaar?
- Welke debiteuren staan langer dan zestig dagen open, en om welke bedragen gaat het?
- Klopt mijn btw-aangifte over het tweede kwartaal met wat er in het grootboek staat?
- Laat het verloop van grootboekrekening 1300 over dit boekjaar zien.
- Hoeveel staat er op mijn bankrekeningen, en wat waren de grootste mutaties deze maand?
Een volledig overzicht van wat er te vragen valt staat in de documentatie, en de kant-en-klare prompts vind je bij de promptvoorbeelden.
Wat FinanceMCP uit Exact Online haalt
-
Grootboek en rapportages
Balans, winst-en-verliesrekening, saldibalans en het volledige rekeningschema komen uit de rapportagecijfers van Exact, inclusief de beginbalans van het boekjaar. Je groepeert op rekening of op RGS-groep, filtert op periode en boekjaar, en vraagt door op één rekening zonder dat het hele grootboek erbij wordt gehaald.
-
RGS uit Exact zelf
Heb je in Exact RGS-codes aan je rekeningschema gekoppeld, dan gebruikt FinanceMCP die codes zoals ze er staan. Er is geen aparte vertaaltabel nodig, en een vergelijking over meerdere administraties telt daardoor vanzelf op de juiste groepen op.
-
Facturen en openstaande posten
Verkoop- en inkoopfacturen met hun regels, de openstaande debiteuren en crediteuren, en een ouderdomsanalyse in de gebruikelijke termijnen. De omzet per klant over een periode is één vraag.
-
Btw rechtstreeks uit Exact
De aangiftecijfers en het btw-overzicht komen uit Exact zelf, per maand of per kwartaal en inclusief voorbelasting. Een controle naast je aangiftememoriaal wordt daarmee een kwestie van vragen.
-
Bank en cashflow
Banksaldi en bankmutaties per rekening, met een cashflowoverzicht over de periode die je kiest. Handig als je wilt weten wat de grootste bewegingen van een maand waren zonder zelf door afschriften te scrollen.
-
Kostenplaatsen, activa en budgetten
Kostenplaatsen en kostendragers als dimensie op de winst-en-verliesrekening, vaste activa met hun afschrijving, en budgetten naast de realisatie.
Koppelen
Inloggen bij Exact en één keer akkoord geven
Je geeft de koppeling in het portaal eerst een herkenbare naam, bijvoorbeeld Exact productie, want die naam komt terug in het toegangsbeheer en in de antwoorden van je assistent. Daarna stuurt het portaal je door naar de inlogpagina van Exact, waar je met je eigen account inlogt en akkoord geeft op de leesrechten.
Je wachtwoord voer je rechtstreeks bij Exact in en FinanceMCP krijgt het nooit te zien. Exact geeft na jouw akkoord alleen een afgeschermd koppelingstoken terug, dat versleuteld wordt bewaard. Meteen daarna wordt opgehaald welke divisies achter de koppeling zitten, en die verschijnen als administraties in het portaal zonder dat je ze stuk voor stuk hoeft in te voeren.
Heb je meerdere Exact-omgevingen, bijvoorbeeld een productie- en een testomgeving, dan leg je voor elk daarvan een eigen koppeling aan. Ze staan daarna naast elkaar met hun eigen naam en hun eigen administraties.
De stap-voor-stapuitleg met schermafbeeldingen staat in de handleiding.
Waar de grenzen liggen
Exact staat een beperkt aantal opvragingen per minuut en per dag toe, per administratie. FinanceMCP houdt die ruimte in de gaten, remt vanzelf af voordat de grens in zicht komt, en bewaart opgehaalde cijfers kort in een werkgeheugen zodat een vervolgvraag niet opnieuw hoeft te worden opgehaald. Bij een grote administratie merk je dat de eerste vraag wat meer tijd kost dan de vragen daarna.
Het onverdeelde resultaat van het lopende boekjaar levert Exact niet mee op het punt waar de beginbalans vandaan komt. Dat bedrag valt daarom in de sluitregel van de balans in plaats van op een eigen rekening, net zoals Exact het op zijn eigen grootboekkaart laat zien.
De koppeling is en blijft alleen lezen. Een boeking maken of corrigeren doe je in Exact zelf.
Alleen lezen, en herleidbaar tot de persoon
De koppeling vraagt uitsluitend leesrechten en er bestaat geen pad waarmee FinanceMCP een boeking in Exact Online zou kunnen aanmaken, wijzigen of verwijderen. Er wordt geen financiële data opgeslagen; de verwerking gebeurt in West-Europa en het versleutelde koppelingstoken staat in een eigen sleutelkluis. Elke vraag die je assistent stelt, staat met de naam van de medewerker in de audit trail. De volledige opzet staat op de pagina over veiligheid.
Vragen
Veelgestelde vragen over de Exact Online-koppeling
Krijgt FinanceMCP mijn Exact-wachtwoord te zien?
Nee. Je logt rechtstreeks bij Exact in via de officiele koppelmethode en geeft daar toestemming. Exact geeft daarna alleen een afgeschermd koppelingstoken met leesrechten, dat versleuteld in een sleutelkluis wordt bewaard.
Kan mijn assistent iets wijzigen in mijn administratie?
Nee. De koppeling vraagt uitsluitend leesrechten en er bestaat geen schrijfpad naar je boekhouding. Je assistent kan cijfers opvragen en uitleggen, en geen boeking aanmaken, wijzigen of verwijderen.
Werkt het met meerdere divisies?
Ja. Alle divisies waar je Exact-account bij kan verschijnen automatisch als administraties in het portaal. Je bepaalt per administratie welke medewerker hem mag bevragen, en je rekent alleen af voor de administraties die je daadwerkelijk bevraagbaar maakt.
Wat het kost. Het abonnement kost € 25 per maand, inclusief één administratie en drie medewerkers, met een aflopende staffel op elke administratie daarna. Het aantal boekhoudpakketten dat je koppelt telt niet mee in de prijs. De opbouw staat op de prijzenpagina, en je begint met veertien dagen op proef.