Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

Productivity Advisors B.V., handelend onder de naam FinanceMCP, Vennekeshof 44 te Deurne, KvK 82063370, bereikbaar via info@financemcp.nl. Deze verklaring gaat over de verwerkingen waarvoor wij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Wanneer we verwerker zijn en wanneer verantwoordelijke

Voor de financiële gegevens die via FinanceMCP uit je boekhoudpakket naar je AI-assistent stromen zijn wij verwerker namens jouw organisatie: wij slaan die gegevens niet op en handelen alleen op jouw initiatief. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst, die standaard onderdeel is van onze algemene voorwaarden. Voor de gegevens hieronder zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Welke gegevens we verwerken, en waarom

Verwerking	Gegevens	Doel en grondslag	Bewaartermijn
Account- en tenantadministratie	Naam, zakelijk e-mailadres, rol en toegangsrechten van gebruikers; bedrijfsgegevens van de organisatie	Levering van de dienst en facturatie (uitvoering van de overeenkomst)	Duur van de overeenkomst + 2 jaar; facturatiegegevens 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Inloggen zonder wachtwoord	E-mailadres en een kortlevend, eenmalig inlogtoken (als hash)	Veilige toegang zonder wachtwoordopslag (uitvoering van de overeenkomst)	Tokens vervallen direct na gebruik of na korte tijd
Audit trail	Wie welke administratie op welk moment met welke tool bevroeg; de inhoud van het antwoord wordt nooit vastgelegd	Beveiliging en aantoonbaarheid, en klantondersteuning: zien welke klanten vastlopen of stilvallen, zodat we kunnen helpen (gerechtvaardigd belang)	90 dagen in de logging; de zakelijke audittrail voor de duur van de overeenkomst
Facturatie en betaling	Bedrijfs- en betaalgegevens via Stripe	Facturatie (uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht)	7 jaar (fiscale bewaarplicht, bij Stripe en in onze boekhouding)
Contact en productupdates	Naam, e-mailadres en organisatie bij het contactformulier of aanmelding voor updates	Beantwoorden van je vraag (gerechtvaardigd belang) en het versturen van updates (toestemming, altijd uitschrijfbaar)	Tot afhandeling van je vraag; bij updates tot je je uitschrijft
Service- en productmail aan beheerders	Van elke actieve beheerder: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, status en vorm van het abonnement (bijvoorbeeld proef, betaald of opgezegd), pakkettype en het aantal actieve administraties en gebruikers. FinanceMCP werkt deze gegevens elke 6 uur bij in MailBlue/ActiveCampaign, dat ze in de Verenigde Staten verwerkt.	Servicemail over je abonnement en de dienst (uitvoering van de overeenkomst). Productmail over soortgelijke diensten van FinanceMCP gaat via een selectie in MailBlue alleen naar beheerders van een omgeving met een abonnement (gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten). Voor productmail kun je je in elke mail afmelden.	Zolang je beheerder bent van een FinanceMCP-omgeving, want voor servicemail zijn deze gegevens dan nodig. Stop je als beheerder, dan blijven je gegevens in MailBlue staan tot je vraagt ze te verwijderen.
Websitestatistieken	Analytische cookies (Google Analytics), uitsluitend na jouw toestemming via de cookiebanner	Verbeteren van de website, de documentatie en het klantportaal (toestemming)	Volgens de instellingen van Google Analytics; toestemming is altijd intrekbaar

Met wie we gegevens delen

We verkopen nooit gegevens. We gebruiken een klein aantal verwerkers om de dienst te kunnen leveren: Microsoft Azure (hosting en e-mailbezorging), Stripe (facturatie en betalingen), MailBlue/ActiveCampaign (product- en service-mail) en Google (websitestatistieken, alleen na toestemming). Met alle verwerkers zijn verwerkersafspraken gemaakt. Stripe, ActiveCampaign en Google kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken; die doorgifte is gebaseerd op het EU-VS Data Privacy Framework en waar nodig op standaardcontractbepalingen. Je financiële gegevens uit het boekhoudpakket vallen hier nadrukkelijk buiten en worden niet blijvend opgeslagen. Een groot antwoord staat hooguit tien minuten versleuteld in een tijdelijke cache bij Microsoft Azure, zodat een vervolgvraag niet opnieuw bij je boekhoudpakket hoeft te beginnen.

Het platform van FinanceMCP slaat gegevens op en verwerkt ze in Azure-regio's binnen de Europese Unie, primair West-Europa. Reservekopieën (back-ups) van de database en de sleutelkluis staan in de gekoppelde regio North-Europa; bij uitval van West-Europa kunnen beide daarheen uitwijken. De doorgifte aan de AI-assistent die je zelf kiest, valt daarbuiten. Inlog- en notificatiemails gaan via Azure Communication Services vanaf een Europese datalocatie; volgens Microsoft kunnen die gegevens via andere geografieën lopen of daar worden verwerkt.

Ben je via een partner van FinanceMCP bij ons gekomen, bijvoorbeeld een adviseur of interimmer, en is je omgeving aan die partner gekoppeld, dan ziet die partner in de eigen partneromgeving je bedrijfsnaam, sinds wanneer je omgeving bestaat, de status van je abonnement, het aantal administraties in je koppelingen en het bedrag en de datum van je laatst betaalde factuur, exclusief btw. Daarnaast ziet de partner welke vergoeding over jouw facturen is opgebouwd en uitbetaald, en tot wanneer die vergoeding loopt. De namen en de inhoud van je administraties, de cijfers uit je boekhouding en de namen van je gebruikers ziet de partner niet. We doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang bij het partnerprogramma. Registreer je via de link van een partner, dan meldt het portaal vooraf wat de partner ziet.

De AI-assistent die je aan FinanceMCP koppelt (zoals Claude, ChatGPT of Copilot) kies en contracteer je zelf; wat die assistent met de doorgegeven gegevens doet valt onder jouw afspraken met die leverancier.

Beveiliging

Versleutelde verbindingen op elke route, koppelingstokens uitsluitend versleuteld in een aparte sleutelkluis, inloggen zonder wachtwoorden, toegang per gebruiker volgens minimale rechten, en een audit trail die gebruik aantoonbaar maakt zonder een schaduwkopie van je cijfers te bewaren. Meer detail staat op de veiligheidspagina en in de documentatie.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang. Gaf je toestemming (zoals voor updates of cookies), dan kun je die altijd intrekken. Mail je verzoek naar info@financemcp.nl; we reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Als we deze verklaring wijzigen, publiceren we de nieuwe versie op deze pagina met een nieuw versienummer en een nieuwe datum. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we accounthouders via het portal of per e-mail.