Business Central koppelen aan je AI-assistent
Business Central staat in de Microsoft-wereld, en dat bepaalt zowel hoe je koppelt als hoe de btw eruit komt. De koppeling loopt via een eenmalige goedkeuring door een beheerder van jullie eigen Microsoft-omgeving, waarna de companies als administraties in het portaal verschijnen.
In gewone taal
Wat je je assistent kunt vragen
De vragen zijn dezelfde als bij elk ander pakket, want alles komt in hetzelfde datamodel binnen. Dat is precies de bedoeling: wie van Exact naar Business Central migreert, hoeft zijn manier van vragen niet te veranderen.
- Geef de balans per eind vorig kwartaal, met de grootste verschuivingen ten opzichte van het jaar ervoor.
- Hoe ontwikkelt de brutomarge zich per maand dit jaar?
- Welke crediteuren moeten deze maand betaald worden?
- Splits de winst en verlies uit per dimensie, bijvoorbeeld per afdeling of project.
- Welke facturen staan open bij klant X, en hoe oud zijn ze?
- Wat staat er op de btw-rekeningen over deze aangifteperiode?
Een volledig overzicht van wat er te vragen valt staat in de documentatie, en de kant-en-klare prompts vind je bij de promptvoorbeelden.
Wat FinanceMCP uit Business Central haalt
-
Balans en winst-en-verlies
De balans en de winst-en-verliesrekening per periode en per boekjaar, met een vergelijking tegenover dezelfde periode vorig jaar.
-
Saldibalans en journaalposten
De saldibalans, het volledige rekeningschema en de journaalposten, zodat je kunt doorvragen tot op de boeking achter een bedrag.
-
Dimensies
De dimensies uit Business Central komen mee, zodat een winst-en-verliesrekening per afdeling, project of kostenplaats te maken is zonder dat je daar in het pakket een apart rapport voor hoeft in te richten.
-
Facturen en openstaande posten
Verkoop- en inkoopfacturen met hun regels, openstaande debiteuren en crediteuren, en een ouderdomsanalyse in de gebruikelijke termijnen.
-
Btw via afleiding
Microsoft-pakketten werken met combinaties van boekingsgroepen in plaats van met platte btw-codes. FinanceMCP bouwt daar per administratie een afleidingstabel voor op, en het controleren daarvan is een vaste stap in de onboarding zodat het btw-overzicht klopt voordat je erop bouwt.
-
RGS via een eenmalige mapping
Business Central kent het Referentie Grootboekschema niet van zichzelf. Je vult daarom bij het koppelen één keer een mapping in, of je laat je assistent een voorstel doen dat je zelf bevestigt. Zonder mapping blijven alle rapportages werken, alleen dan op rekeningnummerniveau.
Koppelen
Eenmalige goedkeuring door je Microsoft-beheerder
Omdat Business Central onder jullie eigen Microsoft-tenant valt, geeft een beheerder daarvan eenmalig goedkeuring voor de leesrechten. Dat heet admin consent en het is dezelfde procedure die je kent van andere zakelijke Microsoft-koppelingen. Ben je zelf geen beheerder, houd dan rekening met een korte tussenstap bij je IT-afdeling.
Na die goedkeuring kies je de omgeving die je wilt ontsluiten en verschijnen de companies daarbinnen als administraties in het portaal. Voor een aparte sandbox- of testomgeving leg je een eigen koppeling aan, zodat testcijfers en productiecijfers in de antwoorden nooit door elkaar lopen.
De stap-voor-stapuitleg met schermafbeeldingen staat in de handleiding.
Waar de grenzen liggen
Het Referentie Grootboekschema komt uit een mapping die je eenmalig invult, omdat Business Central die codes zelf niet kent. De btw komt uit een afleiding op de boekingsgroepen, en die afleiding controleer je bij de onboarding.
Budgetten uit Business Central zijn nog niet ontsloten. Staat dat bij jou hoog op het lijstje, laat het dan weten, want de volgorde waarin we uitbreiden is vraaggestuurd.
De koppeling is alleen lezen en er is geen pad om iets in Business Central te wijzigen.
Alleen lezen, en herleidbaar tot de persoon
De koppeling vraagt uitsluitend leesrechten en er bestaat geen pad waarmee FinanceMCP een boeking in Business Central zou kunnen aanmaken, wijzigen of verwijderen. Er wordt geen financiële data opgeslagen; de verwerking gebeurt in West-Europa en het versleutelde koppelingstoken staat in een eigen sleutelkluis. Elke vraag die je assistent stelt, staat met de naam van de medewerker in de audit trail. De volledige opzet staat op de pagina over veiligheid.
Vragen
Veelgestelde vragen over de Business Central-koppeling
Wie moet de koppeling goedkeuren?
Een beheerder van jullie eigen Microsoft-omgeving geeft eenmalig goedkeuring voor de leesrechten. Dat is dezelfde admin consent die je kent van andere zakelijke Microsoft-koppelingen.
Moet ik per se een RGS-mapping invullen?
Nee. Zonder mapping werken alle rapportages gewoon, alleen dan op rekeningnummerniveau in plaats van op RGS-groepen. Wil je consolideren over administraties of pakketten heen, dan is de mapping wel het middel daarvoor.
Waarom wordt de btw afgeleid?
Business Central legt btw vast in combinaties van boekingsgroepen. Daar wordt per administratie een afleidingstabel voor opgebouwd, die bij de onboarding wordt gecontroleerd zodat het btw-overzicht klopt voordat je erop vertrouwt.
Wat het kost. Het abonnement kost € 25 per maand, inclusief één administratie en drie medewerkers, met een aflopende staffel op elke administratie daarna. Het aantal boekhoudpakketten dat je koppelt telt niet mee in de prijs. De opbouw staat op de prijzenpagina, en je begint met veertien dagen op proef.