Dynamics 365 Business Central bevragen in Copilot, Claude of ChatGPT
FinanceMCP leest je Business Central-omgeving alleen uit en schrijft er nooit iets in. Business Central staat in de Microsoft-wereld, en dat bepaalt zowel hoe je koppelt als hoe de btw eruit komt. De koppeling loopt via een eenmalige goedkeuring door een beheerder van jullie eigen Microsoft-omgeving, waarna de companies als administraties in het portaal verschijnen.
In gewone taal
Wat je je assistent kunt vragen
De vragen zijn dezelfde als bij elk ander pakket, want alles komt in hetzelfde datamodel binnen. Dat is precies de bedoeling: wie van Exact naar Business Central migreert, hoeft zijn manier van vragen niet te veranderen.
- Geef de balans per eind vorig kwartaal, met de grootste verschuivingen ten opzichte van het jaar ervoor.
- Hoe ontwikkelt de brutomarge zich per maand dit jaar?
- Welke crediteuren moeten deze maand betaald worden?
- Splits de winst en verlies uit per dimensie, bijvoorbeeld per afdeling of project.
- Welke facturen staan open bij klant X, en hoe oud zijn ze?
- Wat staat er op de btw-rekeningen over deze aangifteperiode?
Een volledig overzicht van wat er te vragen valt staat in de documentatie, en de kant-en-klare prompts vind je bij de promptvoorbeelden.
Koppelen
Zo koppel je Business Central
Business Central koppel je met een eenmalige goedkeuring door een beheerder van jullie Microsoft-omgeving. De koppeling hangt daardoor aan geen enkel persoonlijk account en blijft werken als gebruikers wisselen.
- Registreer de FinanceMCP-app in Business Central: voeg hem toe op de pagina "Microsoft Entra-toepassingen", zet de status op Ingeschakeld en ken de machtigingenset D365 READ toe. Het client-ID staat in de handleiding.
- Kies in het portaal Business Central en vul de Microsoft Entra-tenant in (de tenant-ID of het domein) en de naam van de Business Central-omgeving, vaak Production.
- Een beheerder van jullie Microsoft-omgeving logt in en keurt de koppeling eenmalig goed (admin consent). Daarna staan de companies als administraties klaar in het portaal.
Ben je zelf geen beheerder, houd dan rekening met een tussenstap bij je IT-afdeling. Voor een sandbox- of testomgeving leg je een eigen koppeling aan.
De stap-voor-stapuitleg met schermafbeeldingen staat in de handleiding. Hoe je daarna Claude, ChatGPT of Copilot verbindt, staat bij je AI-assistent verbinden.
Goed om te weten over Business Central
- Business Central kent het Referentie Grootboekschema niet van zichzelf. Je vult eenmalig een mapping in, of je laat je assistent een voorstel doen dat je bevestigt. Zonder mapping werken de rapportages op rekeningnummerniveau.
- De btw wordt afgeleid uit de combinaties van boekingsgroepen. Die afleiding controleer je bij de onboarding.
- Budgetten, banksaldi en bankmutaties levert deze koppeling niet, en bij facturen ontbreken de betaaldatum en aanmaningen.
- Met D365 READ leg je in je eigen pakket vast dat de koppeling alleen kan lezen.
De koppeling is alleen lezen. Boeken of corrigeren doe je in Business Central zelf.
Wat FinanceMCP uit Business Central haalt
-
Balans en winst-en-verlies
De balans en de winst-en-verliesrekening per periode en per boekjaar, met een vergelijking tegenover dezelfde periode vorig jaar.
-
Saldibalans en journaalposten
De saldibalans, het volledige rekeningschema en de journaalposten, zodat je kunt doorvragen tot op de boeking achter een bedrag.
-
Dimensies
De dimensies uit Business Central komen mee, zodat een winst-en-verliesrekening per afdeling, project of kostenplaats te maken is zonder dat je daar in het pakket een apart rapport voor hoeft in te richten.
-
Facturen en openstaande posten
Verkoop- en inkoopfacturen met hun regels, openstaande debiteuren en crediteuren, en een ouderdomsanalyse in de gebruikelijke termijnen.
-
Btw via afleiding
Microsoft-pakketten werken met combinaties van boekingsgroepen in plaats van met platte btw-codes. FinanceMCP bouwt daar per administratie een afleidingstabel voor op, en het controleren daarvan is een vaste stap in de onboarding zodat het btw-overzicht klopt voordat je erop bouwt.
-
RGS via een eenmalige mapping
Business Central kent het Referentie Grootboekschema niet van zichzelf. Je vult daarom bij het koppelen één keer een mapping in, of je laat je assistent een voorstel doen dat je zelf bevestigt. Zonder mapping blijven alle rapportages werken, alleen dan op rekeningnummerniveau.
Vragen
Veelgestelde vragen over de Business Central-koppeling
Wie moet de koppeling goedkeuren?
Een beheerder van jullie eigen Microsoft-omgeving geeft eenmalig goedkeuring voor de leesrechten. Dat is dezelfde admin consent die je kent van andere zakelijke Microsoft-koppelingen.
Moet ik per se een RGS-mapping invullen?
Nee. Zonder mapping werken alle rapportages gewoon, alleen dan op rekeningnummerniveau in plaats van op RGS-groepen. Wil je consolideren over administraties of pakketten heen, dan is de mapping wel het middel daarvoor.
Waarom wordt de btw afgeleid?
Business Central legt btw vast in combinaties van boekingsgroepen. Daar wordt per administratie een afleidingstabel voor opgebouwd, die bij de onboarding wordt gecontroleerd zodat het btw-overzicht klopt voordat je erop vertrouwt.
FinanceMCP vraagt bij Business Central alleen leesrechten en kan er niets in boeken of wijzigen. Er bestaat geen database met je cijfers: een groot antwoord staat hooguit 10 minuten versleuteld in een tijdelijke cache. De verwerking gebeurt in West-Europa en elke vraag staat met de naam van de gebruiker in de audit trail; de opzet staat op de pagina over veiligheid. Het abonnement kost € 25 per maand, inclusief 1 administratie en 3 gebruikers, met een aflopende staffel per extra administratie en € 7 per extra gebruiker; het aantal gekoppelde pakketten telt niet mee. De opbouw staat bij de prijzen, en je begint met 14 dagen op proef.